В практику нотариусов вводится новое нотариальное действие — принятие на хранение и выдача электронного документа. Теперь, кроме бумаг, нотариусу могут быть переданы электронные документы, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и др. Возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует сохранность и неизменяемость файлов, а также их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы: договоры, дипломы, семейные фотоальбомы пр. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них, например, контракты, содержащие конфиденциальную информацию, требуют надежного хранилища. Любой носитель имеет ограниченный срок эксплуатации и, в целом, подвержен деформации. Электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков. Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

До настоящего времени на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь — любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата. Воспользоваться услугой можно не выходя из дома — через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Отметим, что ключевая характеристика ЕИС нотариата — ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности. Система имеет защитный фильтр, т.н. карантинную зону, благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации. Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы будут зашифрованы.

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса и содержащее идентификатор хранилища электронного документа. Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок будет подходить к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя. Получить свои документы и файлы обратно можно будет в любое удобное время у любого удобного нотариуса. Напомним, что ранее, когда дело касалось документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти только в ту контору, куда они были переданы.

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи будет особенно актуальна для людей творческих профессий. В этом случае передача файлов на хранение нотариусу может использоваться как эффективный инструмент защиты авторских прав. К сожалению, случаи присвоения авторства, проще говоря, плагиат, и незаконное извлечение прибыли из результатов чужого творчества случаются нередко. Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе — зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов, удостоверить любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем. Если права автора уже нарушены, то пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств — даже если речь идет о нарушении прав в интернет-среде. Так, один из новосибирских фотографов, обнаруживший, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия, предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл суд и получил компенсацию.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда требуется срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

На портале ФНП есть раздел «Удаленные нотариальные действия», где указан список доступных для совершения в онлайн-формате нотариальных действий, среди них — принятие на хранение либо выдача электронных документов. Там же можно найти удобную инструкцию по тому, как воспользоваться сервисом.